Sedaj je že čas, da podrobneje opredelim dokument, ki predstavlja končni proizvod snovanja projekta in naznanja prehod projekta iz snovanja v pripravo. Omenil sem že, da bi ga lahko poimenovali »listina projekta« (angl. project charter), odločba za pripravo ali naročilo projekta.

Spet moram poudariti, da dokument ni različno poimenovan le v slovenskih združbah, ampak sem poleg pojma »project charter«, ki ga navaja večina avtorjev (med njimi tudi Kerzner ter PMBOK), naletel tudi na »project brief« (PRINCE2, Young), »POS – Project overview statement« (Wysocki), »Business Plan« (Brandon) ter »Project mandate« (Andersen).

Poleg tega sem pri tujih avtorjih ugotovil, da eni pod »charter« dejansko razumejo zaključni dokument faze snovanja, spet drugi (Burke, Verzuh, Thomsett) pa ga predstavljajo kot elaborat projekta, torej kot končni dokument priprave projekta s podrobnim planom in organizacijo. Kar neizkušenega projektnega managerja lahko še bolj zmede, je to, da nekateri avtorji dokument poimenujejo z dvema nazivoma, ki jih sicer drugi uporabljajo za dva različna dokumenta – Thomsett: »charter or business case«; Snedaker: »statement of work or project charter«. Da bo zmeda popolna, Verzuh pod vsebino »charterja« predstavi elaborat, sicer pa navaja še »proposal«, ki pa je po vsebini identičen »charterju« drugih avtorjev.

Sicer pa je najbolj pogosta definicija naslednja: »Project charter« je uradni »lansirni« dokument, ki naznanja obstoj projekta, in ki zagotavlja jasno sliko oziroma enako videnje projekta s strani vrhnjega managementa, skrbnika projekta in projektnega tima. Managerju projekta zagotovi potrebne pristojnosti ter mu da »uradno pravico«, da svoj delovni čas lahko posveti projektu, ter da lahko začne s pridobivanjem internih kadrov za izvedbo projekta (Prince2 celo navaja, da s podpisom skrbnik in manager skleneta pogodbo o izvedbi projekta). Poleg tega je vhodni dokument v fazo priprave projekta in prikaže pričakovanja ter omejitve, kot vodilo projektnemu timu pri planiranju projekta.

Primer: Listina oz. odločba za pripravo projekta

Predlog oz. listina projektaVir: Wysocki, 2009

Nekateri avtorji prikazujejo »charter« kot enostranski obrazec, kjer so prikazane bistvene informacije, v prilogi pa se nahajajo ostali dokumenti faze snovanja (idejna rešitev in študija izvedljivosti). Spet drugi pa predlagajo obširnejši dokument, z vsemi vsebinami. Mislim, da je najbolje, če je to skupen dokument, ki ima na prvi strani standarden obrazec s povzetkom najpomembnejših informacij.

Sicer pa avtorji najpogosteje navajajo naslednjo vsebino dokumenta:

  • Osnovne informacije: številka in naziv projekta, skrbnik, manager, (stranka)
  • Ozadje projekta – problem / priložnost
  • Idejna rešitev, obseg proizvodov in zahteve (specifikacije)
  • Študija izvedljivosti
  • Analiza deležnikov
  • Omejitve projekta in predpostavke
  • Proračun in okvirni terminski plan (mejniki in končni rok)
  • Kadrovske zahteve oz. ključni kadri

Našel sem tudi naslednjo opredelitev vsebine: skrbnik opredeli zakaj, kaj, kdo, kdaj, kje, kako in za koliko naj bi se izpeljal projekt – za doseganje strateških ciljev združbe! (Burke, 2010).

In kdo pripravi dokument? Večina avtorjev navaja, da je za pripravo odgovoren skrbnik (sponzor) projekta, torej “vplivnejši predstavnik” tistih, ki bodo koristili rezultate projekta. Naletel sem tudi na navedbo, da v praksi dokument pripravi (bodoči) manager projekta, vendar se na koncu pod njega podpiše skrbnik. Vsekakor naj bi veljalo, da odgovornost za pripravo sloni na skrbniku, pri pripravi pa mu lahko pomagajo pobudnik projekta, predvideni manager projekta ter drugi strokovnjaki, ki imajo določena znanja in informacije, potrebne za dobro pripravljeno končno naročilo oziroma odločbo za pripravo / izvedbo projekta.