Pri preučevanju faze snovanja (inicializacije oz. koncipiranja) v literaturi sem naletel na različne opredelitve procesa z različno poimenovanimi dokumenti. V enem zgodnejših prispevkov sem na kratko že predstavil charter in business case, poleg podrobnejše opredelitve omenjenih dveh dokumentov pa bom v naslednjih nekaj prispevkih prikazal še študijo izvedljivosti, »cost/benefit« analizo, specifikacije, SOW, POS, itd.

Najprej naj opozorim, da je faza snovanja sicer del projekta, a vendar aktivnosti te faze niso del managementa projekta. Sodelovanje projektnega managerja pri snovanju projekta je sicer priporočljivo (kot sem omenil zadnjič), vendar pa je ta faza v domeni pobudnika, končnih uporabnikov in/ali bodočega skrbnika projekta (običajno predstavnika končnih uporabnikov). Poleg tega je značilna le za »interne projekte«, katerih rezultati (nov objekt ali oprema, reorganizacija, IT podpora procesu, nov način dela, nov izdelek…) naj bi združbi pobudnika prinesli dolgoročnejše koristi. Združbe, ki projekt izvedejo proti plačilu za znanega zunanjega naročnika, se s snovanjem projekta ne ukvarjajo, razen če pomagajo (svetujejo) bodočemu naročniku pri oceni izvedljivosti še preden slednji sploh objavi povpraševanje.

Vsaka »projektna« pobuda se nedvomno porodi na podlagi lastnih problemov pri delu, ob kritičnem opazovanju delovanja oziroma analizi poslovanja združbe, spremljanju konkurence ali nasploh zaradi sprememb v okolju. Pobudnik projekta mora v začetku predstaviti ozadje problematike (dogajanja na trgu, v združbi), izpostaviti probleme, ki naj bi jih projekt rešil, oziroma priložnosti, ki bi jih bilo smiselno izkoristiti (primere sem prikazal na sliki). V velikih primerih, sploh če projekti izhajajo strateških planov združbe, probleme in priložnosti najdemo v SWOT analizi.

Primeri vsebine predlogov projektov

Predlog projekta / business case*

Strokovnjaki navajajo, da ima prvi dokument projekta, imenovan »business case«, katerega pripravi pobudnik projekta, naslednje vsebine:

  • ozadje in poslovni problem oz. priložnost
  • tržni vidik
  • predlagano rešitev (oz. več alternativ s projekcijami učinkov)
  • prikaz usklajenosti s strategijo združbe
  • poslovne in organizacijske koristi (če je možno, prikazane finančno)
  • način merjenja učinkov projekta (prihodkov, prihrankov)

Dokumentu bi lahko rekli tudi »poslovna utemeljitev projekta«, saj naj bi jasno opredelil razloge za izvedbo projekta. Idejna rešitev naj bi bila kasnejši končni proizvod projekta, iz koristi pa izhaja namen projekta. Na podlagi jasno opredeljene pobude se vodstvo združbe prvič odloča o projektu. V primeru pozitivnega mnenja, se snovanje projekta nadaljuje s poglobljeno oceno smotrnosti izvedbe in opredelitvijo obsega projekta.

Omenil sem že, da nekateri slovenski avtorji »business case« prevajajo kot »poslovna študija«, sam pa sem v že omenjenem prispevku navedel, da bi bil primernejši izraz  »idejna rešitev« (opredelitev organizacije, kot naj bi izgledala ob zaključku projekta). Zdaj, ko sem podrobneje pregledal opredelitve več kot dvajset tujih avtorjev, pa bi se mogoče bolj strinjal s »poslovno študijo«, saj, kot sem prikazal v prejšnjem odstavku, vsebuje več, kot le prikaz končne rešitve. Lahko pa bi ga enostavno poimenovali »predlog projekta«? Kaj pa v dokument vključujete vi in kako ga imenujete?