V tuji literaturi najdemo dva tipična naziva uvodnih faz projekta – conception in initiation. Kot sem navedel v prispevku, kjer sem opredelil faze življenjskega cikla projekta, Oxfordov slovar conception opredeljuje kot proces snovanja ideje ali plana (angl. the process of forming an idea or a plan), slovar tujk pa koncept kot okvirni načrt, koncipiranje pa kot zamišljanje nečesa. Initiation po Oxfordovem slovarju bolj opredeljuje trenutek, kot proces (angl. the act of starting something), a glede na preučene opredelitve obeh pojmov v literaturi, načeloma vsebujeta dokaj podobne aktivnosti. Glede na prevod »koncipiranja« sem se odločil, da bom uvodno fazo poimenoval snovanje projekta.

Frame (2003) navaja, da se projekt začne s potrebo in z željo, da se to potrebo zadovolji. Drugi avtorji »potrebo« prikažejo kot (poslovni) problem (npr. premajhna zmogljivost proizvodnje) ali priložnost (npr. izkoriščanje tržne niše). V večini primerov ima avtor ideje pripravljen tudi že predlog rešitve (nova proizvodna linija, nov izdelek / storitev). Ker pa imajo združbe omejene vire za uresničevanje vseh idej, ideje pa včasih tudi niso tako »genialne«, kot si jih predstavljajo predlagatelji, je potrebno »idejni predlog projekta« še podrobneje oceniti z vidika pričakovanih koristi in zmožnosti izvedbe.

Idejo se zato predloži vodstvu združbe, ki običajno najprej preveri skladnost s poslanstvom in strateškimi usmeritvami združbe, nadalje pa se na podlagi subjektivne ocene smotrnosti ideje odloči, ali bi bila izvedba projekta smiselna. S potrditvijo ideje in določitvijo “snovalnega” tima se začne faza snovanja projekta. Pri tem je potrebno poudariti, da tim, ki zasnuje projekt, načeloma ni isti, kot tim, ki projekt izvede. Vsekakor je bodoči manager projekta lahko član tega tima, ni pa nujno.

Proces in vsebina snovanja projekta

Faza snovanja projekta

Poglejmo še nekaj definicij faze snovanja:

  • Snovanje je prva faza projekta, v kateri se preuči potrebo, ocenijo alternative, ter določijo cilji in skrbnik (sponsor) projekta. Wideman, spletni pojmovnik
  • Snovanje je faza, ki vključuje študijo izvedljivosti projekta, s katero raziščemo zmožnost izvedbe in pričakovane koristi, opredelijo se proizvodi projekta in okvirni plan izvedbe. Charvat (2002)
  • Prva faza projektnega cikla, ki vsebuje obravnavo ideje, odobritev in začetek projekta. Opredelijo se namen in proizvodi projekta. Heldman (2002)
  • Prva faza, kjer se na podlagi zamisli o projektu  ter ocene tehnološke in ekonomske izvedljivosti izdelata okvirna predhodna ocena stroškov ter grobi plan projekta. Kliem & Ludin (1998)
  • Začetna faza, v kateri se opredelijo usmeritve in omejitve projekta. Martin & Tate (2001)
  • Začetna faza projekta, kjer se opredelijo poslovne potrebe, opredli proizvod projekta ter določi managerja projekta. Philips (2004)


V fazi snovanja, ki je običajno v domeni naročnika projekta (uporabnikov), se torej na podlagi idejnega predloga projekta, ki vključuje poslovni problem oz. priložnost ter možne rešitve, oceni smotrnost projekta (kot primerjava zmožnosti in okvirnih stroškov izvedbe ter pričakovanih koristi projekta). Izbere se najboljša rešitev in opredeli obseg projekta. Pri tržno usmerjenih projektih je za večjo zanesljivost potrebno preveriti trg in delovanje konkurence ter oceniti poslovna tveganja. Predvsem v primeru internih projektov, so (bodoči) manager projekta in nekateri člani projektnega tima tudi lahko že člani »snovalnega« tima, kjer sodelujejo kot strokovna pomoč pri opredelitvi zmožnosti izvedbe ter specifikaciji proizvodov projekta.

Podrobneje bomo posamezna področja in dokumente opredelili v kasnejših prispevkih.  Za konec pa še ena dilema. V prispevku, kjer sem opredelil najpomembnejše dokumente projekta, sem navedel, da na koncu faze snovanja nastane »predlog projekta«. Sedaj, po proučevanju »snovanja« pa nisem več prepričan.. Mogoče bi dokument poimenovali kar »Odločba za pripravo projekta«? Kaj menite? Očitno bo to tema za naslednji debatni večer!

V tuji literaturi najdemo dva tipična naziva uvodnih faz projekta – conception in initiation. Kot sem navedel v prispevku, kjer sem opredelil faze življenskega cikla projekta, Oxfordov slovar conception opredeljuje kot proces snovanja ideje ali plana (angl. the process of forming an idea or a plan), slovar tujk pa koncept kot okvirni načrt, koncipiranje pa kot zamišljanje nečesa. Initiation po Oxfordovem slovarju bolj opredeljuje trenutek, kot proces (angl. the act of starting something), a glede na preučene opredelitve obeh pojmov v literaturi, načeloma vsebujeta dokaj podobne aktivnosti. Glede na prevod »koncipiranja« sem se odločil, da bom uvodno fazo poimenoval snovanje projekta.

 

Frame (2003) navaja, da se projekt začne s potrebo in z željo, da se to potrebo zadovolji. Drugi avtorji »potrebo« prikažejo kot (poslovni) problem (npr. premajhna zmogljivost proizvodnje) ali priložnost (npr. izkoriščanje tržne niše). V večini primerov ima avtor ideje pripravljen tudi že predlog rešitve (nova proizvodna linija, nov izdelek / storitev). Ker pa imajo združbe omejene vire za uresničevanje vseh idej, ideje pa včasih tudi niso tako »genialne«, kot si jih predstavljajo predlagatelji, je potrebno »idejni predlog projekta« še podrobneje oceniti z vidika pričakovanih koristi in zmožnosti izvedbe.

 

Idejo se zato predloži vodstvu združbe, ki običajno najprej preveri skladnost s poslanstvom in strateškimi usmeritvami združbe, nadalje pa se na podlagi subjektivne ocene smotrnosti ideje odloči, ali se ideja še podrobneje opredeli. S potrditvijo ideje in določitvijo odgovornega tima se začne faza snovanja projekta. Pri tem je potrebno poudariti, da tim, ki zasnuje projekt, načeloma ni isti, kot tim, ki projekt izvede. Vsekakor je bodoči manager projekta lahko član tega tima, ni pa nujno.

 

Poglejmo še nekaj definicij faze snovanja:

· Wideman, ki ima na spletu zelo obsežen pojmovnik projektnega managementa, navaja, da je snovanje prva faza projekta, v kateri se preuči potrebo, ocenijo alternative, ter določijo cilji in skrbnik (sponsor) projekta.

· Snovanje je faza, ki vključuje študijo izvedljivosti projekta, s katero raziščemo zmožnost izvedbe in pričakovane koristi, opredelijo se proizvodi projekta in okvirni plan izvedbe. Charvat (2002)

· Prva faza projektnega cikla, ki vsebuje obravnavo ideje, odobritev in začetek projekta. Opredelijo se namen in proizvodi projekta. Heldman (2002)

· Prva faza, kjer se na podlagi zamisli o projektu  ter ocene tehnološke in ekonomske izvedljivosti izdelata okvirna predhodna ocena stroškov ter grobi plan projekta. Kliem & Ludin (1998)

· Začetna faza, v kateri se opredelijo usmeritve in omejitve projekta. Martin & Tate (2001)

· Začetna faza projekta, kjer se opredelijo poslovne potrebe, opredli proizvod projekta ter določi managerja projekta. Philips (2004)

V fazi snovanja, ki je običajno v domeni naročnika projekta (uporabnikov), se torej na podlagi idejnega predloga projekta, ki vključuje poslovni problem oz. priložnost ter možne rešitve, oceni smotrnost projekta (kot primerjava zmožnosti in okvirnih stroškov izvedbe ter pričakovanih koristi projekta). Izbere se najboljša rešitev in opredeli obseg projekta. Pri tržno usmerjenih projektih je za večjo zanesljivost potrebno preveriti trg in delovanje konkurence ter oceniti poslovna tveganja. Predvsem v primeru internih projektov, so (bodoči) manager projekta in nekateri člani projektnega tima tudi lahko že člani »snovalnega« tima, kjer sodelujejo kot strokovna pomoč pri opredelitvi zmožnosti izvedbe ter specifikaciji proizvodov projekta.

Podrobneje bomo posamezna področja in dokumente opredelili v kasnejših prispevkih.

Za konec pa še ena dilema. V prispevku, kjer sem opredelil najpomembnejše dokumente projekta, sem navedel, da na koncu faze snovanja nastane »predlog projekta«. Sedaj, po proučevanju »snovanja« pa nisem več prepričan, da je bi »project charter« prevedel v predlog projekta. Mogoče bi dokument poimenovali kar »Odločba za pripravo projekta«? Kaj menite? Očitno bo to tema za naslednji debatni večer…