O nalogah, veščinah in osebnostnih lastnostih managerja projekta sem že pisal, tokrat pa bi napisal še nekaj o tem, kdaj, kdo in na podlagi česa izbere managerja (bodočega) projekta. V »projektno« razvitih« združbah je to utečen postopek, še posebej če pri tem sodeluje projektna pisarna, ki sistematično spremlja projekte in ocenjuje delo managerjev projektov.

Pri odločitvi »kdaj?« moramo opozoriti na razliko med internimi in zunanjimi projekti. Pri slednjih se projekt izvede na podlagi pogodbe, ki se sklene na podlagi razpisa / povpraševanja oziroma pripravljene ponudbe. Dokler ni podpisane pogodbe, ni smiselno vlagati preveč truda v projekt, res pa je, da je potrebno pripraviti kakovostno ponudbo, z realnimi roki in ceno, ki bo pokrila stroške izvedbe. Mnogi managerji v inženiring podjetjih se pritožujejo, da tržniki vsevprek pošiljajo ponudbe, ter pridobivajo posle z nemogočimi roki. Mogoče sem prav zato naletel na podjetja, kjer se vodilni pritožujejo, da vse manj ljudi želi prevzeti projekte… Potencialni projektni manager bi moral zato sodelovati tudi že pri pripravi ponudbe, kar mu niti ne bi vzelo preveč časa, sploh če lahko za osnovo uporabi kakšen plan podobnega, že zaključenega projekta.

Pri internih projektih je priporočljivo vključiti predvidenega managerja projekta v snovanje projekta, kjer s svojimi izkušnjami poskrbi za realna pričakovanja (internega) naročnika in vodstva združbe. Kot pa sem že omenil v enem od predhodnih prispevkov, ni priporočljivo, da je manager projekta nosilec snovanja projekta in s tem tisti, ki poskuša prepričati nadrejene, da je projekt potrebno izvesti. Oziroma, kot navaja Thomsett (2002) – skrivnost odličnosti managementa projekta je, da manager projekta ni pobudnik projekta, ter da ima projekt skrbnika, ki res želi, da se projekt izpelje.

Izbira managerja (bodočega) projekta

Izbira managerja / vodje projekta*

Kdo izbere managerja projekta? Na to vprašanje bi težko odgovoril z nekim pravilom, saj je to odvisno od projektne kulture, vloge linijskih managerjev pri izvedbi projektov, vrste projekta, ipd. Nekateri priporočajo, da managerja izbere skrbnik projekta, v manjših združbah je to direktor, lahko je to usmerjevalno – nadzorna skupina (Svet projekta). Pristojnosti za izbiro ima lahko tudi projektna pisarna, sploh če je manager le-te hkrati direktor portfelja projektov. Pravila izbire imajo združbe zapisana v organizacijskem predpisu.

Ko že omenjam projektno pisarno (PMO), lahko o njeni vlogi napišem kaj več. PMO lahko po eni strani skrbi za usposabljanje projektnih managerjev, hkrati pa beleži njihove projektne (ne)uspehe. V interni bazi potencialnih managerjev projektov so zavedena njihova pretekla usposabljanja (z morebitnimi certifikati) ter zaključeni projekti, kjer je sodeloval kot manager ali član ožjega tima. Za vsak projekt se lahko nadalje zabeleži vrsta, kompleksnost, vrednost, trajanje, velikost tima…, kazalniki učinkovite izvedbe (roki, stroški), lahko pa dodamo tudi oceno s strani skrbnika in članov tima. Na podlagi teh informacij bo izbira pravega managerja prihajajočega projekta lažja in zaneslivejša.

Dejavniki izbire večinoma izhajajo iz prioritet in zahtevnosti projekta – organizacijski zahtevnejši in za združbo pomembnejši projekti se seveda zaupajo najbolj (pre)izkušenim projektnim managerjem, podobno kot to velja tudi za določitev članov ožjega projektnega tima. Dejavnike izbire sem prikazal na priloženi sliki.

Charvat (2002) v svoji knjigi navaja, da je »za večino projektov malo verjetno, da bo za managerja projekta izbran nekdo, ki dela v podjetju«. Na žalost nadalje ne opiše razlogov za to, niti ne navaja virov, na podlagi katerih je to napisal. Vseeno pa je smiselno omeniti tudi možnost »najetja zunanjega managerja«, čeprav v Sloveniji ne poznam prav veliko primerov. Mislim, da to še ni »praksa« s našem prostoru, vrhnji management še bolj zaupa lastnim kadrom, katere ima »neposredno pod kontrolo«, predvsem pa je vprašljiva odgovornost zunanjih managerjev, povezana z njihovimi pristojnostmi v združbi, kjer »gostuje«. Namreč – če projekt ne teče po planu, se lahko manager projekta izgovarja na to, da je kriva projektna kultura v združbi (ali npr. razpoložljivost kadrov), po drugi strani pa so »domači« lahko zelo nezaupljivi do zunanjih začasnih managerjev. Da ne omenjam nevoščljivosti… Sicer pa v Sloveniji tudi nisem zasledil izkušenih projektnih managerjev, ki bi ponujali te vrste storitev. Je delo pretežko ali odgovornost prevelika? Ima kdo od vas, ki spremljate blog, kakšne izkušnje s tem? Dodajte komentar…