V prejšnjem, uvodnem prispevku s področja organiziranja projektov, sem navedel, da si večina pod »organizacijo projekta« predstavlja tipične organizacijske strukture, s katerimi je opredeljeno razmerje med projektnim timom in nadrejeno organizacijo. Zato bom v naslednjih nekaj prispevkih predstavil te strukture. Za začetek si oglejmo izvajanje projektov v funkcijski organizaciji ter njeno popolno nasprotje, vsaj kar se tiče pristojnosti managerja projekta, (čisto) projektno organizacijo.

Klasično linijsko – funkcijsko organizacijo si predstavljamo z bolj ali manj tipičnimi oddelki (proizvodnja, nabava, prodaja, razvoj…), pri čemer obstajata dva tipa projektov, ki se izvajata v taki organizaciji. Pri prvem večino aktivnosti izvedejo v enem oddelku, manager oddelka pa je odgovoren za projekt (uvajanje spremembe, npr. IT podpore). V drugem primeru pa oddelki zaporedno izvajajo posamezne sklope aktivnosti, brez da bi pri tem resneje sodelovali. Zaradi tega mnogokrat pride do kritiziranja rezultatov aktivnosti predhodnikov, s tem pa do popravil ali celo do vračanje projekta v prejšnjo fazo. V veliko primerih se za te projekte ne določi odgovornega za celoten projekt, ampak je vsak funkcijski manager je odgovoren za svoj del. Zaposleni, ki opravljajo »projektne aktivnosti«, niti ne čutijo pripadnosti projektu, saj so te aktivnosti zanje »vsakodnevno operativno delo«, ki jim ga delegira nadrejeni.

Funkcijska in projektna organizacija*

Takšna organizacija izvajanja projektov je vse manj v uporabi, značilna pa je za združbe z nizko stopnjo projektne organizacijske kulture. Težko bi celo rekli, kdaj je njena uporaba smiselna; mogoče le v manjših podjetjih, kjer projektov ni veliko in niti niso zelo pomembni. Vsekakor pa je pomembno, da določimo nekoga, ki poskrbi za koordinacijo vseh oddelkov v združbi in je odgovoren za celoten projekt. Največkrat ima naziv koordinator projekta (Kerzner govori o »Line staff organisation«), vendar pa je to že neke vrste (šibka) matrična organizacija. O njej pa drugič…

*

PROJEKTI V FUNKCIJSKI ORGANIZACIJI
  • PREDNOSTI
  • fleksibilnost izkoriščanja kadrov v enoti
  • strokovnjaki delujejo na več projektih
  • skupno reševanje problemov v enoti
  • prenos znanja in izkušenj
  • Enostavno nadomeščanje izvajalcev
  • SLABOSTI
  • redno delo ima prioriteto
  • aktivnosti niso strogo usmerjene h kupcu
  • nihče ni odgovoren za celoten projekt
  • ignoriranje projekta s strani izvajalcev
  • šibka motivacija za delo na projektu

*

O projektni organizaciji, ki jo nekateri poimenujejo tudi »čista projektna« (angl. pure; Kerzner, Lock, Meredith & Mantel), govorimo, ko združba ustanovi začasni samostojni oddelek, kamor se iz matičnih oddelkov za čas izvedbe projekta prerazporedijo uslužbenci, člani projektnega tima. V primeru, da kadri s potrebnimi veščinami in znanjem v združbi trenutno niso na razpolago, se jih za čas projekta na novo zaposli. Vsi zaposleni v oddelku so torej člani projektnega tima in delajo celoten delovni čas le na aktivnostih v sklopu projekta. Nadrejeni oddelka je manager projekta, ki prevzame polno odgovornost za projekt in ima popolno avtoriteto – njegove pristojnosti so enake pristojnostim managerjev ostalih oddelkov, pri čemer slednji na projekt nimajo nobenega vpliva.

Organizacija je najbolj primerna za projekte, kjer se večina aktivnosti izvaja na področju ene stroke, za operativno delo v projektno organiziranih IT, inženirskih ali gradbenih podjetjih ali za hitro izvedbo kriznih projektov.

PROJEKTNA ORGANIZACIJA
  • PREDNOSTI
  • celovit pristop k projektu
  • jasne odgovornosti in pristojnosti v timu
  • spodbuja sodelovanje v timu
  • možno sprejemanje hitrih odločitev
  • izkušen uigran tim za nov projekt
  • SLABOSTI
  • konfliktnost z matično organizacijo
  • slabša motiviranost pred zaključkom
  • slabša strokovnost
  • slaba izkoriščenost ljudi
  • višji stroški projekta (delovne ure)

*