Ko se identificira in ovrednoti tveganja, se začne iskanje načine za znižanje stopnje tveganosti projekta. Najprimernejši ukrepi so tisti, s katerimi poskušamo znižati ali celo odpraviti možnost uresničitve posameznih tveganj, dokaj razširjeno in učinkovito pa je tudi znižanje posledic v primeru, da se tveganje uresniči.

Tveganju se lahko popolnoma izognemo tako, da odstranimo ali obidemo dejavnik tveganja. Slednje je možno s spremembo plana projekta, pri čemer spremenimo celoten projekt ali posamezno fazo, trajanje aktivnosti, taktiko izvedbe, dobavitelja ali izvajalca. Nov plan, s katerim poskušamo zaobiti tveganje, lahko opredelimo kot alternativno metodo doseganja ključnih dogodkov in lahko predstavlja večji strošek izvedbe ali pa tudi ne. Drugi način odprave tveganja je npr. odprava določenih težko dosegljivih zahtev naročnika, kar zahteva pogajanja z naročnikom, pri odločanju pa se običajno primerja velikost tveganja s pričakovanim donosom uresničitve zahteve naročnika.

Znižanje verjetnosti uresničitve tveganj je pristop, podoben predhodnemu, pri čemer se tveganje ne odstrani ampak se poskuša le znižati verjetnost uresničitve. Le-to se največkrat doseže z dodatnimi preventivnimi / kontrolnimi aktivnostmi (in posledično z dodatnimi stroški), možni pa so tudi naslednji ukrepi: boljša (dražja) oprema, drugačna (boljša, dražja) tehnologija izvedbe, pomoč zunanjih strokovnjakov, simulacije in uporaba preizkušenih postopkov.

Seznam tveganj in ukrepov

Ukrepi zniževnja projektnih tveganjVir: prirejeno po Carter et al., 1994

Posledice tveganja lahko ublažimo z aktivnostmi, ki jih izvedemo le v primeru uresničitve tveganja (pristop imenujemo aktivno sprejetje), z zavarovanjem, ter s prenosom tveganja na drugo osebo ali združbo. Zavarovanje je primerno v primeru velikih tveganj, katerih verjetnost dogodka je nizka, a imajo za projekt lahko katastrofalne posledice. V takih primerih se združbe običajno obrnejo na zavarovalnice. Prenos tveganja pomeni prenos kritja dodatnih stroškov, kot posledice morebitne uresničitve tveganja, na drugo osebo ali združbo – na naročnika, zunanjega izvajalca ali dobavitelja, in je opredeljen s pogodbo. Pomembno je, da tveganje prevzame stranka, ki ga laže obvladuje in je za to tudi bolj motivirana.

Ko smo opredelili ukrepe za zmanjšanje tveganj, jih je potrebno vključiti v plan projekta (dodatne kontrolne / preventivne aktivnosti). Korektivnih ukrepov se v terminski plan ne vključi, saj naj bi se izvedli le v primeru uresničitve tveganja. Za primere uresničitve tveganj in izvedbe omenjenih ukrepov se v terminski plan vključijo časovne rezerve. Te se koristijo tudi za pasivno sprejetje identificiranih tveganj ter za vsa tveganja, ki jih projektni tim ni identificiral. Poleg dodatnega časa se predvidi tudi denarna rezerva, ki se uporabi v primeru dodatnih stroškov.

Za celovit pregled najpomembnejših tveganj in še posebno za potrebe kontroliranja tveganj se izdela seznam tveganj s pripravljenimi ukrepi (tabela). Na podlagi seznama projektni manager na kontrolnih sestankih preverja uresničevanje tveganj in udejanjanje ukrepov. O morebitnih pojavih simptomov prihajajočega tveganja poročajo lastniki tveganj, zato seznam tveganj vsebuje tudi simptom in lastnika, torej tistega, ki je zadolžen za kontroliranje posameznega tveganja. Običajno je to član tima, ki sodeluje na aktivnosti, kjer se tveganje lahko uresniči, in ki ima ustrezna znanja, izkušnje in zadosti visok nivo odgovornosti.

Zaključna poročila projektov naj bi vsebovala tudi analizo tveganj projekta – primerjavo problemov in tveganj, na katere se je projektni tim pripravil in tistih, do katerih je v resnici prišlo, poleg tega se izpostavijo ukrepi, s katerimi se je projektni tim izognil večjim tveganjem v času izvedbe projekta. V poročilu ne smejo izostati niti tveganja, katerih tim pri planiranju projekta ni predvidel, ter tistih, katerih ukrepi za omilitev oz. izogib so se izkazali za neustrezne. Na podlagi teh informacij se izdela in dopolnjuje “baza tveganj”, ki se koristi pri obvladovanju tveganj bodočih projektov.