Feeds:
Objave
Komentarji

Archive for the ‘Kontroliranje projekta’ Category

Kot sem zapisal že marca, ko sem pisal o planiranju kontroliranja, je kontroliranje zadnji korak procesa (projektnega) managementa – manager v fazi izvedbe z vodenjem zagotavlja učinkovito izvajanje aktivnosti, s kontroliranjem pa preverja, če izvedba poteka po planu. V omenjenem prispevku sem tudi že na kratko predstavil proces in področja kontroliranja, navedel načine pridobivanja informacij ter priporočila za učinkovito kontroliranje (glej takratno sliko).

Proces kontroliranja torej vključuje spremljanje izvedbe (obseg, čas, kakovost, stroške, tveganja, dobave), primerjavo stanja s planom, ugotavljanje odstopanj in planiranje ter izvedbo korektivnih akcij / ukrepov, s katerimi zagotovimo, da bo projekt izpeljan v okviru postavljenih ciljev. Pri tem moram opozoriti na razliko med kontroliranjem in nadzorom. Manager, katerega funkcija je (tudi) kontroliranje, mora redno spremljati izvedbo in ukrepati v primeru odstopanj, med tem ko nadzornik (običajno mesečno) dobi celovito poročilo in praviloma ne ukrepa (se torej »ne vtika« v delo managerja). Lahko le predlaga zamenjavo managerja, če oceni, da le-ta ne obvladuje projekta, ali pa mu svetuje kako naj ukrepa.

Dejavniki učinkovitega kontroliranja

Osnovna vhodna informacija za kontroliranje je elaborat projekta, saj brez kakovostno opredeljenih zahtev in ustreznega plana ne moremo kontrolirati projekta. Pri kontroli v danem trenutku stanje izvedbe vedno primerjamo s planom in če plana ni (ali če je le »okviren«), primerjava in zaznavanje morebitnih odstopanj (ter velikost  le-teh) ni možno, posledično pa tudi ne moremo vedeti, ali trenutno stanje pomeni, da bo projekt izpeljan v okviru omejitev (čas, stroški…) ali ne.

Kontroliranje mora biti redno! Prej ko odkrijemo odstopanja, manjša so in lažje jih je reševati. Raziskava pred leti je pokazala, da redna tedenska kontrola izvedbe zmanjša zamudo projekta za 10% napram mesečnem kontroliranju. Zelo pomembno je, da člani tima sodelujejo pri kontroli – da dajejo prave informacije o stanju ter da ne prikrivajo problemov in napak. Manager projekta mora biti zato prizanesljiv do »prinašalcev slabih informacij« in biti v prvi vrsti usmerjen predvsem v reševanje problemov in ne v kaznovanje (kot »vodja« pa naj se kasneje le pogovori s tistim, ki je zakrivil problem).

Čeprav morajo biti ugotovitve kontroliranja (stanje, odstopanja) in planirani ukrepi ustrezno dokumentirani, pa mora biti kontrola racionalna, kar se nanaša predvsem na čas, ki ga manager in še posebej člani tima porabijo za informiranje o stanju projekta. Preveč birokracije ljudem jemlje čas za delo na aktivnostih in povzroča nejevoljo pri članih tima! Kateri so nujni podatki in kako jih najbolj učinkovito pridobimo, pa bom navedel pri podrobnejšem opisu kontrole posameznih področij v kasnejših prispevkih.

Kontroliranje bo kakovostnejše, če lahko izvedbo ovrednotimo (poraba sredstev, odstotek že izvedene aktivnosti,…) pri tem pa uporabljamo poznane metode (EVA) ali orodja (gantogram). Pa še nekaj: ne kontroliramo ljudi ampak rezultate njihovega dela!

Advertisements

Read Full Post »

Kontroliranje je zadnji korak procesa (projektnega) managementa – potem, ko smo v fazi priprave izdelali plan in opredelili organizacijo projekta, se z vodenjem trudimo, da bi izvajalci čim bolj učinkovito izvajali aktivnosti, s kontroliranjem pa redno preverjamo, če zadeve potekajo po planu. Proces kontroliranja vključuje spremljanje izvedbe, primerjavo stanja s planom, ugotavljanje odstopanj in planiranje ter izvedbo korektivnih akcij / ukrepov, s katerimi zagotovimo, da bo projekt izpeljan v okviru postavljenih ciljev (slika).

O kontroli bo še veliko napisanega v kasnejših prispevkih, ko pridemo do faze izvedbe projekta, tokrat pa bom predstavil le aktivnosti priprave projekta, ki so povezane s kontroliranjem. Kot sem navedel, je »preverjanje poteka« ali »spremljanje izvedbe« projekta (angl. project tracking) prvi korak kontroliranja, zato je del priprave projekta tudi planiranje učinkovitega in zanesljivega načina pridobivanja informacij o stanju izvedbe.

Strokovnjaki navajajo več področij kontroliranja (obseg, čas, kakovost, stroški, tveganja, dobave) zato je smiselno, da se v elaboratu opredeli način pridobivanja informacij o stanju na vseh navedenih področjih.

Kontroliranje projekta – proces, področja, ugotavljanje stanja

KOntroliranje projekta - področja, plan, zahteve *

Poznamo več načinov pridobivanja informacij (slika), od opazovanja izvajalcev in merjenja rezultatov (npr. napredovanje gradnje), preko osebnih stikov in ustnega poročanja (sestanki, razgovori), do pisnih poročil izvajalcev aktivnosti. Zelo priporočljivi so redni kontrolni sestanki (angl. progress meetings), kjer se (npr. tedensko) sestajajo člani ožjega tima, kjer odgovorni za posamezna področja managerju poročajo o stanju na aktivnostih.

Manager projekta tako v elaboratu projekta opredeli pogostost in načine poročanja – vrste (ustno / pisno, po e-pošti, z uporabo obrazca) in ravni poročil (pogostost, področja, komu se posreduje, kateri podatki so vključeni…). Prav tako se že na začetku opredelita termin in lokacija kontrolnih sestankov – sejna soba se npr. rezervira kar za celotno trajanje projekta, poleg tega se teh sestankov v času izvedbe posebej ne sklicuje.

Določeni projekti zahtevajo še posebna orodja in postopke kontroliranja, ki jih je potrebno v začetku projekta razviti ali kupiti. Lahko razvijemo poseben informacijski sistem za potrebe kontroliranja! Poleg tega je potrebno določiti podatke, ki jih je treba zbirati (količine, ure dela, izmere, rezultate testiranj…) ter kdo in kje zbira podatke (člani tima, projektna pisarna, druge službe; na terenu, preko informacijskega sistema, ipd.).

Vseeno pa se plan kontrole, podobno, kot sem navedel že pri prejšnjih dveh prispevkih (nabava, kakovost), vedno ne vključi v elaborat projekta. To velja predvsem za projekte, ki se (bolj ali manj rutinsko) v določenih združbah stalno pojavljajo (npr. razvoj izdelkov, inženiring, IT), zaradi česar je kontroliranje (termini, odgovorni, postopki, način poročanja, ipd.) v veliki meri opredeljeno z organizacijskim predpisom in se za posamezne projekte posebej ne planira.

Read Full Post »

« Newer Posts

%d bloggers like this: