Projektni management

Blog, debatni večeri, raziskave, knjiga…

Projektni informacijski sistem (PMIS)

PMIS sem omenil že v prispevku »Plan obvladovanja informacij in dokumentacije projekta«, kjer sem izpostavil pomembnost omenjenega področja ter predlagal plan komuniciranja za primere enkratnih projektov, na katerem prvič dodeluje več različnih združb. Nasprotno pa v se združbah, kjer izvajajo veliko projektov, v fazi priprave projekta ne ukvarjajo s komunikacijami in dokumentacijo če imajo vpeljan poseben »projektni« informacijski sistem za podporo projektnemu delu.

Projektni informacijski sistem (PMIS, angl. project management information system) je po mnenju strokovnjakov zbir (običajno računalniško podprtih) orodij, ki podpirajo planiranje aktivnosti in virov ter zbiranje in prenos informacij (Heldman, 2005; Brandon, 2006). Je tudi sistem za sledenje napredovanja (www.maxwideman.com) in kontroliranja projekta ter zagotavlja učinkovito komuniciranje (Verma, 1995).

Projektni informacijski sistem je lahko sestavljen iz več delov, katere lahko delimo glede na tipe dokumentov (vsebinsko) ali glede na orodja, ki se uporabljajo (baze, dokumenti, gantogrami, e-pošta). Načeloma so meje med temi deli le teoretične, so pa smiselne, zaradi večje preglednosti dokumentacije. Nekateri so lahko tudi združeni, struktura pa je odvisna od programske opreme, ki jo uporabljamo. Nekaj tipičnih vsebinskih področij sem prikazal na sliki.

Vsebinska področja PMIS

Kar se tiče komuniciranja, informiranja in prenosa dokumentov, obstajata dve možnosti:

  • informacije se prenašajo preko e-pošte in vsak si gradi svojo »informacijsko bazo« ali arhiv – urejenost je seveda odvisna od posameznika;
  • informacije in dokumenti se hranijo na centralnem mestu (portal projekta) in deležniki poiščejo ustrezno informacijo, ko jo potrebujejo (ne pošiljamo zapisnikov po e-pošti, ampak so objavljeni na portalu).

Druga izvedba je vsekakor boljša, zahteva pa sistematičnega skrbnika PMIS in ustrezno urejenost vseh dokumentov, da jih uporabnik hitro najde (1 minuta!). Tak informacijski portal omogoča tudi razne preglednice za boljše informiranje deležnikov v stilu »kaj je novega«, ki si jih vsak lahko ogleda vsako jutro pred začetkom dela. Primeri: spremembe zahtev, korektivne akcije (krajše naloge na podlagi sklepov kontrolnih sestankov), odkrite napake in težave (za odpravo), druge novosti.

In kakšno programsko orodje lahko uporabimo za PMIS? Menim, da je večina od vas že slišala za MsProject, kot najbolj razširjeno orodje za podporo managementu projektov. Moram opozoriti, da to ni PMIS, ampak le orodje za planiranje in kontroliranje časa, virov in stroškov projekta. Šele povezava z drugimi orodji omogoča tudi obvladovanje dokumentacije. Žal pa zadeva kljub kakovosti ni tako poceni, zato so se mnogi uporabniki začeli ozirati po brezplačnih, odprtokodnih rešitvah.

Kolega Marko Nemec Pečjak si je zadnjo zimo večere krajšal z analizo funkcij PMIS, ki jih je našel na spletu. Za 101 program je preveril, če omogočajo klasično planiranje časa in virov, pa tudi ali omogočajo skupinsko delo, sledenje problemov, management dokumentacije in management portfelja projektov. Poleg tega je preveril, če obstaja spletna verzija, pa seveda, ali je paket brezplačen. Slednjih je našel kar 24, od tega jih 12 omogoča obvladovanje časa in virov, pet »brezplačnikov« pa ima vse zgoraj navedene funkcije: Daptiv PSA Solution, Endeavour Sw Project Mgm, Openpoint Project, Project.net in Project-Open. Sicer pa rezultate analize lahko ogledate na njegovi prezentaciji z letošnjih DSI.

Previous

Projektna organizacijska kultura

Next

Projektna pisarna (PMO)

2 Comments

  1. Celostna rešitev je integracija PMIS funkcij znotraj centralnega ERP (Enterprise Resource Planning) sistema. Komercialne verzije so zagotovo izven dosega povprečnega slovenskega podjetja, ampak obstaja zelo izpopolnjena in celovita odprtokodna rešitev Openerp, ki zajema tako Project Management, kot klasične CRM (Customer Relationship Management), DMS (Document Management System), MRP (Manufacturing Resource Planning), materialno knjigovodstvo, klasično in projektno (analitično) računovodstvo itd. Ker je strukturno modularno zasnovan, lahko kot sistem raste s podjetjem (začne se z uporabo le tistega modula, ki ga trenutno potrebujemo in aktiviramo naslednje module šele ko se pojavi potreba).

    Ker je rešitev odprtokodna ni stroškov licenc, lahko izberemo izvajalca ali izvedemo implementacijo v lastni režiji v kolikor imamo znotraj svoje združbe primerne kadre. Implementacijo knjigovodsko vodimo kot investicijo (saj ni najem – licenca) in nekatere “sposobnejše” stranke so uspele celo pridobiti določene oblike EU sofinanciranja za implementacijo.

    Za primerjavo po tabeli DSI Nemec-Pečjak, tu velja: A, B, C, D, E, F, G – vse DA
    Licenca: 3 ali 1 (obstaja veliko število obstoječih ponudnikov OpenERP rešitve v oblaku).

    Podpora za delo s tabličnimi računalniki, android in apple.

    V naslednji številki revije Monitor Pro bo objavljen podrobnejši opis sistema.

  2. Matjaž, hvala za koristno informacijo!

Leave a Reply to Anonymous Cancel reply

Powered by WordPress & Theme by Anders Norén